Dès la création de la commune en 1203, les archives font l’objet d’une attention soutenue de la part du pouvoir municipal. Elles ont, en effet, une importance sur le plan juridique, permettant ainsi de défendre les privilèges de la ville face au duc de Bourgogne et au roi de France. Ceci explique les liens étroits entre municipalité et archives, les documents ayant toujours été conservés à proximité immédiate du centre de décision qu’est l’Hôtel de ville de Beaune, où les Archives municipales sont aujourd’hui situées.
1503 : premier inventaire des archives conservé
1750 : projet de démolition du Beffroi (tour de l’horloge) pour y construire les prisons et établir les archives de la ville et le logement du secrétaire dans l’emplacement occupé par les prisons dans l’hôtel de ville situé sur l’actuelle place Monge[1]. Ce projet ne verra pas le jour.
1836 : classement du fonds ancien par Joseph Garnier
1842 : inventaire du fonds postérieur à 1790 par un secrétaire, document très incomplet.
15 décembre 1884 : lettre du Préfet de la Côte d’Or suite à l’inspection de M. de Gouvenain qui demande le classement du fonds postérieur à 1790 ajoutant que « ce dépôt municipal [est] le plus important du département après celui du chef-lieu. »
18 juillet 1885[2] : réunion de la Commission des Archives. Le secrétaire de la mairie, Porrot, indique que les archives jusqu’à 1790 sont « classées de la façon la plus parfaite et n’ont pas besoin d’être touchées ». Il ajoute « il n’y a qu’à s’occuper du classement des papiers depuis 1790 et c’est un travail encore fort considérable et dont l’utilité frappe votre commission »
Louis Morand, receveur municipal et Porrot, secrétaire de mairie se proposent de faire le travail ou de le superviser.
Arthur Montoy, « ému des conséquences graves qu’aurait la destruction par le feu du dépôt important de nos archives désirerait qu’elles fussent placées dans un local tout à fait à l’abri de ce danger, par exemple, dans une des caves inoccupées de l’hôtel de Ville assainie et éclairée suffisamment à cet effet. »
La commission émet un avis favorable.
20 juillet 1898 : Début du classement des archives modernes par Ildefonse-François Berrod, professeur au Collège.
5 janvier 1900[3] : lettre de la veuve Morel, employée municipale réclamant une augmentation de salaire pour elle et sa fille : « notre ouvrage journalier s’est accru, soit par la bibliothèque, soit par les archives »
7 avril 1900[4] : Ildefonse Berrod, professeur au Collège signale qu’il a presque terminé « le classement des pièces de l’inventaire de 1789 à 1900 ».
3 décembre 1901 : rapport Berrod sur le classement des Archives de la ville, indiquant que, pour classer les archives de 1789 à 1900, il a fallu 3 ans et 3 mois, pour un million de documents soit 5000 dossiers. Le rapport du Conseil indique « pour évaluer le prix de ce travail, dont la difficulté a été maintes fois reconnue, M. Berrod demande qu’on prenne comme base le travail du bibliothécaire, lequel est bien moins difficile et bien moins absorbant[5]. »
23 août 1912 : la commission de l’instruction publique et des finances évoque le sort des archives. Après visite par les membres de la commission du local des archives : « les archives se trouvent dans un local entouré de murs très épais et ne courent que fort peu de risques d’incendie[6]. ». La commission constate le mauvais état des archives antérieures à 1789 et demande à Berrod de « nettoyer et d’enlever les chemises des dossiers afin de protéger les pièces contre les moisissures. Ces dossiers sont en effet en mauvais état, les pièces ont été mélangées par les recherches et certaines sont en partie mangées par les mites par suite d’un manque d’aération[7]. »
Concernant les archives contemporaines : « il demeure entendu que les documents ne seront à l’avenir définitivement classés dans le local spécial des archives que par période de cinq années de manière que les pièces des dix dernières années restent plus immédiatement à la disposition de l’administration et du personnel dans les bureaux de la mairie où elles sont déjà classées avec soin. »
Novembre 1934 : le bibliothécaire, M. Grappin, indique dans son registre que « les registres paroissiaux et d’état-civil à partir de l’an 1500 ont été remis à la Bibliothèque et placés dans l’armoire grillagée[8].
9 décembre 1936 : un incendie ravage la toiture de l’Hôtel de Ville et l’eau déversée par les pompiers endommage gravement les archives, notamment une bonne partie des parchemins du fonds ancien, qui avait été entreposé dans cet endroit, malgré les nombreuses alertes ci-dessus mentionnées sur le mauvais état de conservation des archives.
16 juin 1940 : Joseph Delissey reçoit l’ordre d’évacuer les archives
Janvier 1942 : le directeur des Archives départementales s’inquiète du sort des archives. Le 31 du même mois, la Mairie répond que les archives n’ont subi aucun dégât mais ont été déplacée dans la grande salle de la Bibliothèque puisque les deux salles où elles étaient auparavant entreposées ont été réquisitionnées pour installer la Kreiskommandantur[9].
3 février 1950 : le conseil municipal vote l’augmentation du traitement de l’archiviste, Melle Hélène Bouchard, « chargée de la remise en ordre des Archives municipales[10] »
9 juillet 1951 : Le Conseil municipal vote une augmentation à Hélène Bouchard, archiviste, occupée depuis deux ans à remettre en ordre les archives municipales et la Bibliothèque. Hélène Bouchard insiste sur les mauvaises conditions dans lesquelles elle exerce son poste et avertit la municipalité qu’elle partira prochainement, n’ayant supporté la situation que parce qu’elle était beaunoise.
18 juillet 1957 : lettre du Maire de Beaune au secrétaire d’État aux Arts et Lettres suite à l’inspection de Marcel Baudot, inspecteur général et de M. Rigault, directeur des Archives de la Côte d’Or. Le Maire répond suite à l’inspection des archives de l’hôtel de Ville, de la Chambre des Pauvres, de l’Hôtel-Dieu et de l’Hospice de la Charité. Il évoque la destruction des Journaux officiels par Marguerite Masson, bibliothécaire, une révision de l’installation électrique à l’hôtel de ville, la reliure des recueils des actes administratifs programmée. Concernant les archives hospitalières, il est prévu un récolement du fonds ancien, un reclassement des documents postérieurs à la Révolution et l’aménagement d’une pièce destinée aux archives postérieures à 1790.
16 novembre 1962 : courrier de Marguerite Masson, bibliothécaire, au maire de Beaune : « Le comité d’achat et de contrôle de la Bibliothèque, qui vient de se réunir, vous prie de transmettre quelques vœux sur lesquels tous les membres sont d’accord. Ils ont été très émus d’apprendre que la grande salle Archives-Bibliothèque servait de passage public avec danger de vol et d’incendie. Hier, pendant la visite de deux archivistes de Dijon, des enfants de douze ans y caracolaient en liberté, à côté d’ouvrages rares et d’archives du 13e siècle. Le Comité est persuadé que cette imprudence a été faite à votre insu et que vous ne laisserez pas de telles richesses culturelles accessibles à tout venant. »
A partir de la fin des années 1960, François Mortureux est attaché aux Archives à mi-temps et assure l’accueil des lecteurs.
1984 : recrutement d’Eliane Lochot. En même temps, une partie du grenier est aménagée pour constituer de nouvelles réserves, qui doublent la surface de stockage, et accueillir une partie des archives restées au grenier.
Désormais, le service est régulièrement ouvert au public et s’augmente de 3 agents.
2001 : une nouvelle équipe succède à la précédente sous la direction de Sonia Dollinger. Elle entreprend le classement des archives contemporaines, le classement des nombreux versements laissés en déshérence dans les greniers et caves, augmente les fonds privés et les fonds figurés notamment. A partir de l’exposition Marie de Bourgogne, un intérêt croissant est porté par la Municipalité à la conservation et la restauration des fonds.
2008 : le service assume désormais la gestion des archives de la Ville, mais aussi celles de la Communauté d’Agglomération Beaune Côte et Sud.
Septembre 2012 : inauguration de la nouvelle salle de lecture des Archives qui se trouve désormais au rez-de-chaussée de l’hôtel de Ville (aile gauche) dans l’ancien logement du concierge. Rénovation de la première salle de magasin et des bureaux à l’étage.
[1] Archives municipales de Beaune, carton 51 cote 17.
[2] Archives municipales de Beaune, 3 D 2, rapport de la Commission des Archives du 18 juillet 1885.
[3] Archives municipales de Beaune, 3 D 17, lettre veuve Morel au maire de Beaune. Une gratification supplémentaire lui avait été attribuée en 1898 suite à l’agrandissement de la Bibliothèque et supprimée en 1899.
[4] Archives municipales de Beaune, D III (cote provisoire)
[5] Archives municipales de Beaune, 3 D 18, rapport sur l’inventaire des Archives, séance du conseil municipal du 6 décembre 1901.
[6] Archives municipales de Beaune, 3 D 29, séance du 27 août 1912
[7] Archives municipales de Beaune, 3 D 29, séance du 27 août 1912
[8] Archives municipales de Beaune, série R, historique de la Bibliothèque de Beaune. Hélas, on ne sait pas qui ces registres ont été remis à la Bibliothèque. M. Grappin indique des registres « à partir de l’an 1500 » mais le premier registre présent aux Archives date de 1575. En existe-t-il d’autres ailleurs ? Les registres paroissiaux et d’état-civil n’ont quitté l’armoire grillagée que dans le milieu des années 2000 pour trouver de moins mauvaises conditions de conservation et ont tous été dotés de boîtes de conservation sur mesure.
[9] Archives municipales de Beaune, série H
[10] Archives municipales de Beaune, 3 D, séance du 3 février 1950
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